¿Cómo saber si una factura es deducible? Guía completa para personas físicas y empresas

Factura deducible no es cualquier CFDI que recibes del SAT. Por ello, debes revisar si cumple las reglas antes de usarla.

Las deducciones ayudan a pagar menos impuestos de forma legal. Sin embargo, muchos creen que toda factura sirve para deducir.

En realidad, la ley pide cumplir varios requisitos. Además, no basta con tener el XML.

A continuación, verás si una factura deducible aplica a tu caso. También verás requisitos, gastos permitidos y errores que hace el SAT.

¿Qué es una factura deducible?

Por lo tanto, una factura deducible es un CFDI que prueba un gasto o una compra. Además, ese gasto puede bajar tu base de ISR si la ley lo permite.

En otras palabras, la factura es deducible cuando el gasto:

• La ley lo permite.
• Es necesario para tu negocio, cuando aplica.
• Cumple las reglas del SAT.
• Se pagó con medios autorizados.
• Está en tu contabilidad.

Finalmente, tener factura no siempre basta. El gasto también debe cumplir las reglas.

¿Qué significa “estrictamente indispensable”?

En primer lugar, es una regla clave en deducciones. Por eso, el gasto debe ayudar a ganar ingresos o a operar tu negocio.

Sí suelen ser deducibles

• Mercancías y materia prima.
• Computadoras y muebles de oficina.
• Papelería, internet y teléfono.
• Publicidad y honorarios.
• Servicios contables.
• Renta del local.
• Gasolina usada en el negocio.
• Reparación de maquinaria.

Generalmente no son deducibles

• Compras personales.
• Vacaciones en familia.
• Ropa de diario.
• Comida personal sin respaldo fiscal.
• Gastos de ocio.

Asimismo, cada caso depende de tu actividad. También puedes consultar la guía de gastos no deducibles.

Requisitos para que una factura sea deducible

1. El CFDI debe estar bien emitido

En primer lugar, revisa que la factura tenga:

• RFC correcto del receptor.
• Nombre o razón social.
• Régimen fiscal.
• Código postal.
• Uso de CFDI correcto.
• Folio fiscal (UUID).
• Fecha de emisión.
• Sello digital.
• Certificado vigente.

De lo contrario, un dato mal puede impedir deducir el gasto.

2. El gasto debe ligarse a tu negocio

Además, si tienes empresa o actividad propia, el gasto debe ligarse a tus ingresos.

Ejemplos para un despacho contable:

• Computadoras y software.
• Licencias e internet.
• Capacitación y publicidad.

Ejemplos para un restaurante:

• Alimentos, bebidas y gas.
• Refrigeradores y cocina.
• Uniformes y limpieza.

Ejemplos para un médico:

• Equipo médico.
• Consultorio y medicinas de consulta.
• Servicios de admin.

3. El pago debe ser con medios autorizados

Por otro lado, la ley pide pagos bancarios cuando el monto pasa ciertos topes. Los medios aceptados son:

• Transferencia.
• Tarjeta de crédito o débito.
• Cheque nominativo.
• Monedero autorizado, si aplica.

Sin embargo, pagar en efectivo puede impedir deducir en algunos casos.

4. El gasto debe estar en la contabilidad

De igual forma, debes registrar bien el gasto. Además, guarda:

• CFDI.
• Estado de cuenta o transferencia.
• Contratos, si aplica.
• Órdenes de compra.
• Prueba de que se dio el servicio.

5. Debes enterar retenciones cuando toque

Finalmente, en honorarios, rentas y otros casos hay retenciones. Si no las haces bien, puedes perder la deducción.

¿Qué gastos deduce una empresa?

En general, las empresas pueden deducir gastos como estos:

• Inventario y mercancía.
• Renta de oficina.
• Honorarios legales o contables.
• Publicidad y gasolina.
• Viáticos y hotel de negocios.
• Equipo, maquinaria y autos (con límites).
• Seguros y capacitación.
• Sueldos y cuotas al IMSS.
• Software y licencias en la nube.
• Intereses bancarios.

En resumen, cada tipo de gasto debe cumplir sus propias reglas del SAT.

Gastos personales que puedes deducir

Asimismo, en la declaración anual, personas físicas pueden deducir, entre otros:

• Honorarios médicos y dentales.
• Psicología y nutrición.
• Hospitales y gastos funerarios.
• Donativos autorizados.
• Intereses de crédito hipotecario.
• Aportaciones para el retiro.
• Seguros de gastos médicos.
• Colegiaturas, con tope de ley.
• Transporte escolar, si aplica.

Igualmente, cada deducción personal tiene reglas y topes propios. Por eso, conviene revisar la guía de gastos deducibles personas físicas.

¿Cómo verificar si una factura es válida?

Antes de deducir, conviene validar lo siguiente:

• Vigencia del CFDI.
• Folio fiscal existente en el SAT.
• Estado activo, sin cancelación.
• Importes correctos.
• IVA bien trasladado.
• Coincidencia con el bien o servicio comprado.

También, revisa tus facturas en el portal del SAT con frecuencia.

En caso de cancelación, lee el artículo sobre CFDI cancelado.

Errores que hacen perder una deducción

En muchos casos, se pierde dinero por fallos simples. Entre los más comunes están:

• Pedir factura con RFC mal.
• No revisar datos antes de timbrar.
• Usar mal el uso de CFDI.
• No guardar comprobante de pago.
• Pagar en efectivo cuando no se debe.
• Aceptar conceptos como “Servicios varios”.
• Mezclar gastos personales con del negocio.
• No contabilizar bien.
• No revisar cancelaciones.

Además, estos fallos también salen al hacer la declaración anual. Por eso, corrígelos desde el inicio.

¿Qué pasa si el SAT rechaza una deducción?

Durante una revisión, el SAT puede pedir pruebas del gasto. En consecuencia, si no cumple, puede:

• Negar la deducción.
• Calcular impuestos extra.
• Cobrar recargos.
• Multar, si aplica.

Por ello, guarda CFDI, pagos y contratos de cada gasto.

Recomendaciones para evitar problemas

Para mantener tus deducciones en orden, sigue estos pasos:

• Pide factura al comprar.
• Revisa tus datos fiscales.
• Paga con transferencia o tarjeta.
• Guarda comprobantes bancarios.
• Lleva contabilidad al día.
• Consulta tus CFDI cada mes.
• Pregunta a un contador si dudas.

De igual forma, ordenar tus facturas facilita cumplir con el SAT. Asimismo, puedes pagar menos impuestos de forma legal.

Cómo ayuda misKuentas

En resumen, misKuentas junta CFDI, contabilidad e impuestos en un solo sitio. De esta forma, ves pronto si una factura sirve para deducir.

Entre sus ventajas están:

• Baja CFDI sola del SAT.
• Avisa si hay CFDI cancelados.
• Ordena por RFC, fecha y tipo.
• Liga facturas con tu contabilidad.
• Genera reportes antes de declarar.

Por lo tanto, reduces riesgos y ahorras tiempo.

Conclusión

En conclusión, una factura deducible exige más que un CFDI del SAT. Por lo tanto, debes revisar el gasto, el pago y el registro contable.

De esta manera, revisar tus facturas cada mes ayuda a usar deducciones válidas. Asimismo, reduces riesgos en una revisión.

Finalmente, si tienes dudas, un contador puede ayudarte. También puedes usar misKuentas para llevar todo en orden.

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