¿Qué es y cuando debe emitirse un Documento de pago?

"El documento de pago no es más que un comprobante que confirma que ha existido una transacción monetaria a cambio de bienes o servicios. A través de este comprobante se demuestra que el solicitante (cliente) ha recibido satisfactoriamente sus solicitudes. Hablando en términos legales este documento avala que la transacción es legal y que cumple con las normas comerciales gubernamentales."

Entre los beneficios legales que tiene el documento de pago tenemos los siguientes:

  • El propietario de los bienes o servicios puede demostrar ante terceros que dicho producto es de su propiedad.
  • El propietario puede hacer reclamos y justificar garantías demostrando que dicho producto es de su propiedad.
  • Si eres comerciante y vendes un producto o servicio sin dar un documento de pago estarías incumpliendo la ley. Esto deja de lado la operación o transacción monetaria en los libros contables, en pocas palabras estarías evadiendo impuestos. Arreando consigo severas multas y sanciones por parte del Estado.

Tipos de documentos de pago

Cada transacción monetaria es distinta y en su documento de pago se pueden evidenciar ciertas diferencias. Para detallar de forma más específica los diferentes tipos de documentos de pago ejemplificaremos con diversas operaciones monetarias.

Documento de Pago a nivel comercial

  • Factura: Este es el documento de pago más común en las operaciones monetarias en las empresas y comercios. En este se plasman de forma clara y tangible todos los datos del emisor (vendedor) y receptor (comprador). El objetivo es validar la adquisición de bienes (gastos y costos). Lo más importante es que a través del mismo se garantiza el pago de los impuestos por cada venta realizada.
  • Recibo de honorarios: Este documento es válido para los trabajadores o comerciantes independientes (abogados, jardineros, artistas entre otros). Cada uno de ellos ofrece sus servicios por un salario o sueldo. además con él se valida que el trabajador ha recibido su pago y que el empleador está libre de deudas.
  • Boleta de venta: Este documento es viable para las personas que se consideran consumidores finales. En pocas palabras los receptores (compradores) no forman parte de una empresa o comercio, simplemente son personas naturales que no tienen la obligación monetaria (suficientes ingresos anuales) como para pagar impuestos al Estado por cada venta que realicen.
  • Liquidaciones de compra: En este particular son las empresas las que les compran productos o servicios a personas naturales en pequeñas cantidades. Estos receptores (compradores) no tienen la posibilidad de comprobar la residencia del emisor (vendedor). El motivo es que son personas alejadas de la vida urbana. Por ejemplo mineros, recolectores de desechos, artesanos, agricultores entre otros.
  • Cintas de máquinas registradoras: Este comprobante se entrega en ventas comunes a consumidores finales, en el no se incluye el pago de impuestos a menos que el receptor (comprador) exija factura fiscal, para este caso el emisor (vendedor) debe incluir en ticket los datos personales del comprador (razón social, dirección entre otras) para que así el documento tenga validación fiscal.

Documento de pago por arriendos

  • Recibo por arriendo de muebles o inmuebles: Este documento debe ser emitido cuando una persona arrienda bien sea un inmueble (casa) o muebles (carros, grúas entre otros) para dar fe de que el receptor tiene derechos y garantías por un límite de tiempo.

Documentos de pago en transporte

  • Guía de remisión de transportista: Este caso es válido solo para transportistas que se encargan de llevar de un lugar a otra mercancía, el mismo da fe de que los bienes son propiedad de terceros y que el solo se limita a transportarlos. Cada remitente (dirección) y cada carga (camión, carro entre otros) debe llevar su documento correspondiente indicando la razón social de cada cliente.
  • Guía de remisión de remitente: En este caso en particular hablamos del traslado de una mercancía, bien sea dentro de una empresa de un departamento a otro o inclusive de un país a otro como por ejemplo la aduana. Cuando hablamos de remitente entendemos que es el dueño del producto y por motivos de préstamos, compra o venta desea trasladarlo. Dicho documento da fe de que quiere trasladarlo y darlo en consignación a otra persona.
  • Boleto de viaje: Este documento es el que los transportistas deben realizar a sus pasajeros para validar los costos de sus servicios de traslado, la validación fiscal solo es posible si el comprador (receptor) lo solicita.