Pasos cuando persona moral realiza el termino de actividades ante el IMSS

"Toda compañía nace con el fin de obtener utilidades o beneficios financieros por el desarrollo de sus actividades, no obstante en ocasiones enfrentan adversidades económicas, operativas o administrativas que las obligan a cerrar definitivamente. Esta situación genera distintos deberes a cumplir, como el cese de las relaciones laborales y la presentación de los avisos del cierre del negocio ante distintas autoridades.

Esto nos ocasiona obligaciones por el termino de actividades ante el IMSS".

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El numeral 16 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de afiliación, clasificación de empresas, recaudación y fiscalización (RACERF) señala que es obligación del patrón comunicar al Instituto la suspensión, reanudación, cambio de su representante legal, o  (término de sus actividades ante el IMSS) o cualquier otra circunstancia que modifique los datos que proporcionó al Instituto, en un lapso no mayor de cinco días hábiles, contados a partir de que ocurra el supuesto de que se trate.

Es importante señalar que la terminación de actividades implica que la persona moral se disuelva y liquide, pues mientras ésta subsista, seguirá teniendo derechos y obligaciones.

De lo anterior  mencionado se desprenden dos obligaciones por parte de la empresa cuando concluye sus actividades:

  • si se nombra un liquidador diferente al representante legal al manifestado al IMSS, debe hacerse el cambio de apoderado jurídico, para que éste pueda llevar a cabo la cancelación del registro patronal ante el Instituto, y en su caso, los movimientos afiliatorios  del personal respectivos, y
  • liquidada la empresa, y previo aviso al SAT de la cancelación del RFC, comunicar la terminación de actividades al Seguro Social y en consecuencia obtener la baja del registro patronal

No obstante, en tanto la persona moral no esté liquidada únicamente conserva su personalidad jurídica (facultad de realizar negocios). Para efectos de la liquidación, es decir, solo podrán realizar actos tendientes a su desaparición (arts. 2686 y 2726, CCF y 244, LGSM).

De esto se infiere que los entes jurídicos pueden tener trabajadores a su cargo para efectos de extinguirse, por lo tanto mientras se lleve a cabo el procedimiento de liquidación deben contar con un registro patronal, pues los subordinados tienen que estar inscritos en el Régimen Obligatorio del Seguro Social (art. 12, fracc. I, LSS).

Es prudente recalcar que una empresa es liquidada hasta que paga el último de sus pasivos, por ejemplo, si otorga como prestación de previsión social el pago de pensión (privada) a sus colaboradores, el finiquito del pasivo se da hasta que se cubre la última pensión (hasta que se muera el último jubilado y se extinga la concesión de tal beneficio). En este supuesto para poder saldar la carga económica, lo recomendables es celebrar un convenio con los pensionados en el que se determine la extinción de dicha prestación, a cambio de una indemnización.

Antes de solicitar que se deje sin efectos el registro patronal, las compañías deben comunicar la baja de todos sus colaboradores, además de tramitar un estado de cuenta de los adeudos que puedan tener respecto a las contribuciones de seguridad social y en su caso liquidarlas.

Hecho lo anterior el representante legal debe acudir al área de Escritos Patronales de la subdelegación del IMSS correspondiente al domicilio del registro patronal respectivo a solicitar la baja de la persona moral, presentando:

  • escrito libre, en donde requiriera la desincorporación del registro patronal
  • tres juegos del AFIL-01, Aviso de Inscripción Patronal o Modificación en su Registro (localizable en la ruta: / herramientas/ Formas, Formularios y software/ Seguridad social/ IMSS/ Avisos Afiliatorios/ Aviso de Inscripción Patronal o Modificación en su Registro (AFIL 01)
  • tarjeta patronal
  • RFC actualizado
  • aviso de baja ante el SAT
  • testimonio notarial en donde acredite ser apoderado de la empresa
  • identificación del representante legal (credencial para votar con fotografía, pasaporte, cédula profesional)
  • avisos de baja de los trabajadores con el sello de presentación o el acuse de recibo emitido por el IDSE, según sea el caso, y
  • oficio de no adeudo emitido por el área de Cobranza, y en algunas subdelegaciones el área de Localización requiere la constancia de no adeudo.

Posteriormente el representado debe acudir nuevamente al área de Escritos Patronales para que le entreguen la constancia de la baja patronal correspondiente.